Calcular máximos y mínimos de inventario en Microsoft Excel/LibreOffice

  Toda empresa, chica o grande, que ofrezca un producto al público debe llevar control de su inventario para evitar el desabasto o por el contrario: tener mercancía de más en su almacén y por ende, pérdidas económicas al no poder recuperar su inversión.
  Existen diversas maneras de llevar ese control: por ejemplo hacer uso de algún software de control de inventarios, pero en esta ocasión voy a mostrarles como llevar ese mismo control desde un libro de Microsoft Excel/LibreOffice.

Actualización: Cometí un error al redactar este artículo, ya no lo puedo modificar porque habría que modificar las capturas de pantalla y creo que sería más lío. En la formula dice que el "inflado" es de un 15% para el mínimo y 20% para el máximo, pero la formula refleja el 0.015 osea el 1.5%. Lo correcto es reemplazar 0.015 por 0.15 y 0.02 por 0.2. Debido a la poca cantidad de productos la varianza con respecto a las capturas de pantalla es poca, disculpen el error, no me percaté hasta hoy :(

 Para poder calcular correctamente la cantidad de artículos mínimos y máximos que debemos tener en nuestro inventario y con ello evitar el desabasto o la saturación del mismo, es preciso conocer antes un par de valores.

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• Cantidad de artículos vendidos en el periodo.
• Cuantas veces en el periodo de revisión del inventario resurto el producto.

Con estos datos vamos a crear una tabla en Excel/Calc (LibreOffice) de la siguiente manera:

ARTICULOS

TOTAL VENTA

SURT X SEM

MIN

MAX

 Ese es el encabezado de nuestro libro, comenzaremos entonces a ingresar los datos de los artículos en existencia en nuestro inventario, cuanto vendemos de ello durante el periodo y cuantas veces surtimos el producto, digamos por semana (el periodo).

 Una vez ya teniendo conocimiento de estos datos y habiéndolos ingresados a nuestro hoja de cálculo colocaremos la siguiente fórmula bajo la columna "MIN":

=SI(SI(C2=1, REDONDEAR((B2 * 0.015) + B2, 0), REDONDEAR(((B2 * 0.015) + B2)/C2, 0))=0, 1, SI(C2=1, REDONDEAR((B2 * 0.015) + B2, 0), REDONDEAR(((B2 * 0.015) + B2)/C2, 0)))

 Donde:

B es el total de ventas de un producto durante el periodo (cantidad de veces vendido).
C es el número de veces que resurtimos el producto durante el periodo.
0.015 es un factor para inflar un "poquito" el total de ventas mínimas de un producto y así evitar caer el desabasto al tener un "poquito" más de la venta mínima en el inventario. Esto es opcional y debe usarse un porcentaje muy bajo, yo aquí estoy usando 15% que equivale en mis ventas a 1 producto de más.

Ahora bajo la columna "MAX" ingresaremos la siguiente fórmula:

=SI(REDONDEAR((B2 * 0.02) + B2, 0)=0, 1,  REDONDEAR((B2 * 0.02) + B2, 0))

Donde:

B es nuevamente el total de ventas de un producto (cantidad de veces vendido).
0.02 es igualmente un factor para "inflar" la cantidad de ventas y con ello evitar el desabasto, pero tampoco queremos saturación en nuestro inventario. Máximo de un producto es igual al mayor número de ventas registradas en el periodo más un 2%.

El resultado será el siguiente:

Conclusiones:

 Excel yCalc de LibreOffice nos permiten llevar un control de Máximos y mínimos de un inventario de una manera sencilla, sin tener que recurrir a desembolsar dinero adquiriendo un software especializado. No digo que no se pueda hacer, pero a veces la economía no nos lo permite y si hay otras opciones pues bienvenidas sean (por lo menos para un servidor). Espero les sea de utilidad éste artículo.

Procedencia de las imágenes:

File: Check list  URL: http://apimonteleon.com/bien-inventario-alquiler/ Licencia: Creative Commons

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